מהי הנוסחה לניהול ושליטה בעסק כדי להזניק אותו?
עסקים רבים מוצאים את עצמם בהתמודדות מתמדת עם ירידה בהכנסות וברווחים מסיבות שונות. הבשורה הטובה היא, ששום דבר לא מאוחר מידי, וזאת ההזדמנות שלך לעשות שינוי ענק ולהפוך כל שנה באמצעות נוסחת ה-S.O.P , לשנה הטובה ביותר בתולדות העסק שלך!
S.O.P היא בראש ובראשונה תפישה!
תפישה שאומרת שלצמתים המרכזיים בניהול העסק קיימים "נוהלי קרב" ברורים ומכאן, שרמת האי וודאות יורדת ורמת הבהירות עולה.
צמתים / תהליכים מרכזיים/פעולות ספציפיות/נהלים מדוייקים שמתבצעים על מנת לנהל בשליטה ולהשיג את 'אזור הצלחה של העסק' כפי שהוגדר מלכתחילה.
אני רוצה לפשט את הנושא ולהראות לכל אחד/ת מכם/ן בעלי/ות העסקים שלמעשה מסגרת הניהול של העסק שלכם/ן די פשוטה:
תחנה ראשונה: שיווק ומכירה.
נפעיל את כל המניפולציות השיווקיות כדי להביא קונים פוטנציאליים השייכים לקהל המטרה לרצפת המכירה (שיווק דיגיטלי + שיווק OFFLINE). ברצפת המכירה נעבוד לפי מודל מכירות מסודר בדגש על הערך שאנחנו מציעים ללקוח ולצורך עליו המוצר/שירות שלנו עונה. ברגע שלקוח חדש מסיים את המו"מ מולנו נוצרת מולו עסקה ותתבצענה הפעולות הבאות:
הצעת מחיר
הזמנה
רישום ותיעוד במערכת העסק (CRM – מערכת ניהול לקוחות) של העסקה, הלקוח וסוג ההתקשרות.
משם, עובר הלקוח לתחנה שנייה: מתן המוצר/שירות אליו התחייבנו מול הלקוח מלכתחילה.
בתחנה זו למעשה נייצר הכנסה, ז"א, פעולה שתגדיל את ההכנסה שלנו בדו"ח הרווח והפסד. כמובן, שברב המכריע של המקרים, נאלץ במעמד זה גם לייצר הוצאה (עלות המכר) כך שלמעשה, פה נוצר רווח ספציפי כנגד המוצר/שירות שנמכר. בשלב הזה תצא חשבונית עסקה שלמעשה מהווה עדות לביצוע העסקה והכנה להמשך ההתחשבנות מול הלקוח. כחלק מ'נוהלי הקרב' של העסק, חשוב מאוד שנפעיל מעקב שבועי ('תכנון מול ביצוע') אחרי קצב ייצור ההכנסה שלנו ונוודא שהוא אכן תואם את קצב המכירות/הכנסות השנתיות שהטלנו על עצמנו בעת כתיבת התקציב השנתי שלנו. אני מזכיר שהתקציב השנתי הוא מעין GPS שכותבים בתחילת השנה ובו אנו קובעים את התחזית שלנו להכנסות/הוצאות >> רווח.
חשוב: בתחנה זו ייצרנו את ההכנסה אך לאו דווקא כבר 'פגשנו את הכסף' ממנה בחשבון הבנק שלנו!
מיד בעת ביצוע העסקה ומתן השירות ללקוח (תחנות ראשונה ושנייה) נדלקת "צ'קלקה" דימיונית בתחנה השלישית, התחנה הפיננסית. פה נייצר את תזרים המזומנים של העסק. הריי יש עסקים רבים וצורת ביצוע עסקאות שונות. בחלקם, הרווח והפסד צמוד לתזרים, ז"א, מועד קיום העסקה הוא גם מועד התשלום והמועד שהעסק המוכר 'פוגש' את הכסף מהעסקה (עסקי המזון לדוגמא). בעסקים אחרים יכול להיווצר מצב שמועד קבלת התשלום בפועל רחוק ממועד קיום העסקה (צרת ה "שוטף + 30/60/90/ כמה שמתחשק לי..).
בכל מקרה, על כל בעל עסק לשאול את עצמו מיד עם קיום העסקה, מתי התשלום יתקבל ולהפעיל בהתאם את מנגנון הגבייה של העסק. הכוונה היא שעסק שמוכר ואינו מקבל את התשלום מיידית, יפעיל מערכת תזכורות עצמיות בתוך העסק מתי עליו לתזכר את הלקוח ולוודא שהכסף אכן עובר ומגיע בזמן.
אני מצפה שלכל עסק תהיה רשימת גבייה מסודרת של עסקאות שבוצעו/חשבוניות עסקה שהונפקו לפי סדר כרונולוגי ("גיול חובות" מלשון גיל/וותק החוב) וינוהלו בצורה מדוייקת כך שתשלומים לא יתעכבו ויפגשו את חשבון הבנק שלנו במועד המתאים.
הערה: למעשה, בתחילת שנה, המועד בניית התקציב, נייצר גם תחזית תזרימית בהתאם לתקציב. ז"א, נתרגם את העסקאות שאנו צופים שנעשה, לכרונולוגיה בה אנו צופים שנקבל את הכסף בפועל לחשבון הבנק שלנו (נחולל תזרים מזומנים).
אחרי שלב ראשון (הבאת לקוח לרצפת המכירה + תהליך המכירה), שלב שני (מתן המוצר/שירות המובטח ללקוח) והשלב השלישי בו קיבלנו את הכסף מהעסקה או לחילופין הקמנו תהליך שיעזור לנו לוודא בדיוק מתי נפגוש את התגמול שלנו, לא נותר לנו אלא להוציא חשבונית מס ללקוח כנגד התשלום, לשאול לרמת שביעות רצונו ולבקש ממנו להמליץ עלינו לחבר/בן משפחה/קולגה שלו.
ואז..חוזר חלילה. עוברים ללקוח הבא בתחנה הראשונה.
קדימה, להסתער!
אני מזמין אתכם לבקר גם בדף הפייסבוק שלנו בכתובת https://www.facebook.com/TalShimshon.Business ובעמוד האינסטגרם בכתובת www.instagram.com/tal.masterim שם תוכלו למצוא תכנים רבים נוספים שיוכלו לעזור לכם לקחת את העסק אל "אזור ההצלחה" שלו.
